文章校正のやり方・コツとは？校閲との違いや有料・無料おすすめツールも紹介

校正は、文章やSEO記事などを完成させるために必要な作業です。
この工程を疎かにすると読者からの信頼を失い、最後まで読んで貰えなくなるかもしれません。

また、誤字脱字などの修正に加え、表記ルールや表現の適切さの確認も校正の重要な役目です。
最近ではChatGPTなどのAIやアプリが活用されるケースもありますが、基本的な知識がないと不完全な結果になってしまう可能性もあるでしょう。

 そこでこの記事では校正のやり方やコツ、無料で使えるツールや、役に立つ資格などを紹介します。
校閲との違いや校了・責了などの用語説明も行いますので、文書作成の参考にしてください。

わかりやすい文章の書き方・コツとは？10の基本ルールと簡潔で正しい文章の作り方

文章校正とは

文章校正とは、その名の通り「文章を校正する」ことです。

文章には、書籍や新聞の原稿はもちろん、ブログやWebサイトのSEO記事などが含まれます。
また校正とは、誤字脱字や文法的な問題、全体を通した一貫性や表現などに問題がないかを確認する作業です。

普段使うメールやチャット、仕事で使う書類やプレゼンテーション資料の作成に於いても、校正作業は欠かせません。

校正を行う目的としては、以下のようなものが挙げられます。

1. 文章を読みやすくするため
2. 読者から信頼を得るため
3. 離脱を防ぐため

それぞれ解説いたします。

文章を読みやすくするため

文章中の漢字や、助詞の「てにをは」の使い方が間違っていたら、読者にとって読みにくくなってしまうでしょう。
表現に問題があれば、間違った意図を読者に与えてしまう危険もあります。

読者にとって、読みやすく理解しやすい文章を作成するために、校正作業が必要なのです。

わかりやすい文章の書き方・コツとは？10の基本ルールと簡潔で正しい文章の作り方

読者から信頼を得るため

読みにくかったり、内容に間違いがある文章を作ってしまうと、読者からの信頼を損ねます。
誤字脱字ばかりの文章を読んだ場合も、同じような感想を持つでしょう。

すると、そのような完成度の文章を作ったり掲載したりしている会社やサイトへの信頼も落とします。
校正は読み手からの信頼を得るためにも必要な作業なのです。

記事からの離脱を防ぐため

読みにくく、信頼もできないような文章を最後まで読んでくれる読者は少ないでしょう。
校正を疎かにすると、読者が記事を途中で読むのをやめてしまうかもしれません。

その結果、サイトのページビューや滞在時間が減ったり、仕事で取引先からの評価を落とすことにも繋がります。
最後まで相手に読んでもらうためにも、校正作業は必要なのです。

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校正と校閲の違い

校正は、間違った内容や不適切な表現などを修正しますが、似た作業に「校閲」があります。
両者は1つに括られることもありますが、厳密には異なるので、違いをお伝えしておきましょう。

校正は日本語として問題がないかを確認するものですが、校閲はさらに踏み込み、文章の意味や事実関係の正誤も確認します。

例えば、「月の満ち欠けの周期は30日です」という説明は、日本語としては間違ってはいません。
しかし、実際の月の満ち欠けはきっかり30日ではなく、約29.5日が正しい数値です。
電話番号や住所表記、歴史的事件などが正しく書かれているかどうかも校閲の重要な対象です。

校正を行う場合、基本的には目の前の文章だけに向き合えば問題ありません。
しかし、事実関係まで踏み込む校閲では、情報が正しいかどうかを調べる必要があります。

書籍やWebサイトで確認するのは基本です。
そこで分からない場合、正しい情報を持っている所に電話やメールで問い合わせすることもあります。
時には自分が現地に行って確認する可能性も、皆無ではありません。

文章校正のやり方やコツ

校正では、下記のような内容について間違いや改善点がないかチェックします。

1. 誤字脱字
2. 固有名詞
3. 表記のゆれ
4. 慣用句や同音異義語
5. 代名詞の使いすぎ
6. 一文の長さ
7. 専門用語の使い方
8. 句読点の使い方
9. 文末の表現

また事前準備や心構えとして、以下の点も重要です。

• 作業時間を確保する
• 書いてから少し時間を置く
• まず全文を読む
• 項目ごとに確認する
• 声に出して読む
• 検索置換機能を活用する
• 最後は紙で確認する
• 間違いやすいチェックリストを作る

事前準備・心構え編

まずは校正前の準備や、基本的な進め方、心構えなどから説明しましょう。

作業時間を確保する

校正作業には一定の時間がかかります。
あらかじめ校正に充てる時間を確保しておくようにしましょう。
時間が足りないと作業が不完全に終わったり、次の文章作成に影響が出る恐れがあります。

書いてから少し時間を置く

文章の作成者と校正者が同じ場合、可能な限り、文章を書き終えてから時間を置いて校正しましょう。
できれば、数時間程度は空けたい所です。

書き終えた直後は文章が正しいという先入観が残っており、問題のある部分を見逃すことがあります。
時間を空けるのが難しい場合でも一旦画面を閉じ、別の作業をしたり少し歩き回ったりして、気分転換をしてから校正作業を始めましょう。

まず全文を読む

校正の目的の1つは、文章全体の書き方を統一することです。
全文を一度読み通し、構成や表現の方向性などを確認してから、校正作業に入ってください。
読みづらいと感じる所があればチェックしておき、後でじっくり校正しましょう。

項目ごとに確認する

校正項目は多岐に渡るため、いっぺんに全てを確認しようとすると集中力を失う危険があります。
ある程度項目を絞って、校正作業を進めましょう。
文章を何度も読み直すことになりますが、代わりに校正の精度が向上します。

また、校正は大きな内容から優先して行うようにしてください。
具体的には、構成や段落、書かれている内容の順番などです。
時には、ある段落を最終的に全て削除してしまうケースもあるでしょう。
その場合、段落内の文言の言い換えや誤字脱字などの修正をしても、無駄になってしまいます。

検索置換機能を活用する

文章の中で同じ間違いや修正点が繰り返し発生することがよくあります。
それをいちいち手作業で修正するのは、効率的ではありません。
ワープロやエディタに入っている「検索して置換する」機能を使いましょう。

ただし、修正内容によっては、想定外の変換が起きてしまうケースもあります。
一気に全てを置換するのではなく、1つずつ 目視しながら置換すると確実です。

声に出して読む

校正の目的の1つは読みやすい文章にすることですが、それに役立つのが、声に出して読むことです。
黙読はスピードが出る反面、修正すべき点を見過ごしてしまうことがあります。

しかし、音読をすると耳からの情報が加わるため、間違いを発見しやすくなるのです。
また間違いではなくても、読みにくかったり違和感を感じたりする場所は、何らかの改善をした方が良いでしょう。

最後は紙で確認する

パソコンの画面でも校正作業は可能ですが、最終的に紙に出して確認すると確実性が向上します。
画面の場合、確認作業が甘くなってしまうことが多いのです。
理由の1つには、目だけで文章を追ってしまうことがあるでしょう。
紙での校正では、指やペン、定規などを同時に使うことでチェックが丁寧になるのです。

間違いやすいチェックリストを作る

どのような人にも、書き方には癖があります。
そのため同じような間違いを、何度も繰り返してしまうものです。
例えば漢字の書き間違いは、変換ミスを含め、よく見られる傾向の1つでしょう。
あらかじめ間違いやすい項目のリストを作っておくと、次回からの校正作業が楽になります。

文章添削の実践編

ここでは実際に行うべき構成の項目について代表的なものを取り上げていきます。

誤字脱字

漢字の変換ミスや、「てにをは」などで間違いや抜けがないか確認してください。
キーボードで入力した場合、単純な打ち間違いはよくあるでしょう。
最近多い音声入力でも、言葉の一部が認識されず抜け落ちたり、逆に余計なひらがな等が入ったりするケースがあります。

固有名詞

文章内に固有の名刺が出てきた場合、正しいかどうか確認します。
人名や商品名、企業名や地名等にも注意が必要です。
間違うと読み手の信頼を失う他、別の問題が発生する可能性もあります。

表記のゆれ

読みやすさや正しい理解を伝えるので、表記の揺れにも注意が必要です。
同じ意味の言葉がいろいろな形で出てきてしまうからです。

特に日本語は、漢字・カタカナ・ひらがな・アルファベットなど、同じ意味合いでも多様な表記があります。
いずれかの方法で統一しておく必要があるでしょう。
問えば下記のような例が考えられます。

• おすすめ、オススメ、お勧め、お薦め
• 申し込み、申込み、申込
• WEB、Web、web、ウェブ
• みかん、ミカン、蜜柑

慣用句や同音異義語

用法の誤りとして、慣用句や同音異義語の確認も欠かせません。
正しい使い方を勘違いして、間違った言い回しを使っていることもよくあることです。
例えば下記のようなものが該当します。

• 慣用句
  ・脚光を集める→脚光を浴びる
  ・明るみになる→明るみに出る
  ・藁をもすがる→藁にもすがる
• 同音異義語
  ・イガイ：以外、意外
  ・ホショウ：保証、保障、補償
  ・キテイ：規定、既定、規程
  ・ツイキュウ：追及、追求、追究

代名詞の使いすぎ

「あれ、それ、これ（指示代名詞）」や、「彼、彼女（人称代名詞）」などが代名詞です。
文章が簡略になるので便利ですが、使いすぎると何を指しているのか分かりにくくなります。
文章のリズムを崩さない範囲で、できるだけ固有名詞を使うようにしましょう。

一文の長さ

一つの文が長すぎると、前後の意味の関係が分かりにくくなり、読みにくい文章になってしまいます。
日本語では概ね50〜60文字以内にすると、読みやすくなると言われています。

かといって、あまりに短い文字数の文が並ぶのも問題です。
特に意図がない限り、文字数はある程度バラけた方がリズムが出て読みやすくなります。

専門用語の使い方

特定の分野の読者を対象にした場合、そこで通用する専門用語を使うと、文章が簡潔で誤解も生まれなくなります。
しかし一般の人が広く読む文章で専門用語を使いすぎるのは禁物です。
多くの人が用語を理解していないため、分かりにくい文章になってしまいます。
読み手に合わせ、使う用語を選択するようにしてください。

句読点の使い方

句読点は適切に使うことで文章を読みやすくしますが、使い方が下手だと逆に読みにくい結果になってしまいます。
日本語の一文は長くて概ね50〜60文字ですが、使うべき読点の数は1〜2個程度が適切です。
それ以上に読点が必要な場合は、文を分けた方が良いでしょう。

また読点を打つ場所にも注意が必要です。
意味の切れ目や、連続して並ぶと読みにくくなるので、ひらがなや単語の間に打つようにしましょう。

文末の表現

文末表現とは、「です、ます、でしょう」「だ、である、だろう」など、文の末尾の締め方です。
まず基本的な使い方として、文章を通じていずれかのパターンに統一します。
ただし、同じ表現の文末が何回も続くと文章のリズムが悪くなるので、注意が必要です。

校了・責了とは

原稿作成の後で校正が終了すると、流れとしては校了や責了に進みます。

校了や責了は印刷業界で使われる言葉です。
インターネット上にあるWebサイトの原稿では、通常この工程はありません。
ただし、より厳密な文章を作成するのであれば、参考にすることはできるでしょう。

まず校了とは、修正点が全て解決され、校正が完全に終わった状態です。
印刷物では校正のために簡易的な印刷（校正刷り）が行われ、問題ないことを確認できたら校了とし、実際の印刷に回します。

このように、印刷された校正紙を元に判断するのが本来の校了です。
しかし、校正刷りを出すためには、お金や時間がかかってしまいます。

そこで修正点が軽微な時や、納期やコストが厳しい場合、最終校正紙を出さずに印刷に進めることができるのです。
これを「責任校了」と言い、印刷会社の中で最終確認を責任を持って行い、校了扱いとします。
「責任校了」を短くしたのが、責了と言うわけです。

これらをWeb原稿に当てはめると、「校了」はWebライターや社内の編集者、クライアント等による校正を経た完全原稿と言えます。
「責了」は、テスト環境でのチェックで見つかった問題点を、Webサイトの運営担当者が直接修正するパターンと言えるでしょう。

文章校正ツールの必要性と活用ポイント

現在では自動ツールを使った校正作業も一般化しています。
ここではツールの使い方について簡単にご説明いたします。

1. 文章作成ソフトの校正機能や推敲ツールを使う
2. 複数の文章校正ツール・アプリを併用する
3. 校正ルールを作成・登録する
4. 最後に必ず目視で確認する

文章作成ソフトの校正機能や推敲ツールを使う

WordやGoogleドキュメントなど、広く使われている文章作成ソフトには校正機能が用意されています。
英語圏で開発されたソフトのため、特に英語の表記においては強力な支援ツールです。

日本語でも、前後のつながりや漢字の間違いなどを指摘してくれるので、使わない手はありません。
まずは 原稿作成した時点でこれらの機能を使いましょう。

複数の文章校正ツール・アプリを併用する

ネットには文章作成ソフト以外に、単独で校正機能を提供してくれるツールやアプリがたくさんあります。
いずれも高機能ですが、1つのツールに頼るのは危険です。
それぞれ強みや弱みがあるので、2種類以上のツールを使うと校正の精度が上がるでしょう。

校正ルールを作成・登録する

ツールの中には、独自の校正ルールを登録できるものがあります。
手作業の校正でも、よくある間違いを集めたチェックリストは有効ですが、ツールでもそのようなリストを活用しましょう。

最後に必ず目視で確認する

ツールを活用する場合でも、最後は必ず自分の目で確認するようにしてください。
ツールはあくまでも道具であり、完璧なものではありません。
構成の大きな目的は良いやすい文章にすることですが、実際に読みやすいかどうかは人間の目で確認するのが1番です。

無料の文章校正ツール・アプリ

文章校正ツールは、文章中の誤字脱字や「てにをは」の誤用などを自動検知し、読みやすくしてくれます。
無料でも使えるものがあるので、ぜひ活用してください。
代表的なツールとして、下記のようなものがあります。

1. 日本語校正サポート
2. テキスト処理ツール
3. ENNO（エンノ）
4. PRUV（プルーフ）
5. ChatGPT

日本語校正サポート

日本語校正サポートは、その名の通り、日本語を対象にした校正ツールです。
枠内に文章を入力し、「日本語チェック」ボタンを押すだけで簡単に校正が終了します。
校正項目は編集できるので、ある程度のカスタマイズも可能です。

• 料金：無料
• ユーザー登録：不要
• 最大文字数；1万文字
• 修正箇所：黄色で表示
• 対応OS：Windows／Mac

テキスト処理ツール（so-zou.jp）

テキスト処理ツールは、日本語校正サポートと同じく、枠内に文章を入力すると自動で校正してくれます。
問題点の概要表が示されるので、全体の状況を確認しやすいのが特徴です

• 料金：無料
• ユーザー登録：不要
• 最大文字数；1万文字
• 修正箇所：赤文字で表示
• 対応OS：Windows／Mac

ENNO（エンノ）

ENNOは、校正項目がシンプルで、初心者でも迷いません。
文字数に制限がないので、多量の原稿を校正する場合におすすめです。
文章の記録をログとして残さない仕様なので、安全面でも安心できます。

• 料金：無料
• ユーザー登録：不要
• 最大文字数；無制限
• 修正箇所：黄色でハイライト
• 対応OS：Windows／Mac

PRUV（プルーフ）

PRUVは、西暦と和暦、年月日と曜日、都道府県と市区町村の不整合などもチェックできる高機能ツールです。
ユーザー登録は不要ですが、登録すると最大文字数が大幅に増え、ユーザー辞書も使えるようになります。

• 料金：無料（月額550円のProプランあり）
• ユーザー登録：不要
• 最大文字数；300字（ユーザー登録すると2万文字）
• 修正箇所：赤色で表示
• 対応OS：Windows／Mac（iPadには非対応）

ChatGPT

生成AIであるChatGPTに、校正作業を指示するという使い方もあります。
ここまで紹介してきたツールとは異なり、「プロンプト」と呼ばれる指示を送らなければなりません。

例：
日本語に精通した優秀な編集者として、#校正方法に基づき、下記の#文章を校正してください。
読者は日本人の成人です。

#校正方法
1；誤字脱字の修正を提案してください
2：用語表記の統一を提案してください
3：固有名詞が間違っている場合に修正を提案してください
4：慣用句の使い方が間違っている場合に修正を提案してください
5：同音異義語の使い方が間違っている場合に修正を提案してください
6：代名詞を使いすぎている場合に修正を提案してください
7：一文が長すぎる場合に修正を提案してください
8：専門用語の使い方に問題がある場合に修正を提案してください
9：句読点の使い方に問題がある場合に修正を提案してください
10：文末表現は全て「です、ます」調で統一してください

#文章
[ここに校正する文章が入ります]

• 料金：無料（月額550円のProプランあり）
• ユーザー登録：必要
• 最大文字数：非設定
• 修正箇所：-
• 対応OS：Windows／Mac

有料の文章校正ツール・アプリ

文章校正ツール・アプリには無料のものもありますが、より高度なものを使いたい場合は、有料ツールの利用も検討しましょう。
主なツールとして、下記のようなものがあります。

1. Just Right!
2. 文賢
3. AI editor
4. Press Term

Just Right!

Just Right!は、ワープロソフトの「一太郎」で有名な株式会社ジャストシステムの校正ツールです。
WordやExcel、PowerPoint等のアドインに対応しており、ビジネスの場面でも活用できます。
A4レポート100枚分（約10万5000字）の校正がわずか10秒と、無料ツールを遥かに凌ぐ高性能。
共同通信社発行の「記者ハンドブック校正辞書」や「医療校正辞書」にもオプション対応しています。

• タイプ：インストール型
• 料金：5万1700円（Just Right!7 Proダウンロード版）
• 最大文字数：-
• 修正箇所：マーカー（ピンク・紫・水色）や文字色（緑＋下線）
• 対応OS：Windows11/10、Windows Server2022/2019/2016

文賢

文賢は、SEOやWebマーケティングで有名な株式会社ウェブライダーが提供する、Webサイトでの原稿作成に役立つ校正ツールです。
導入に関するサポートが充実しており、検討している人向けのオンライン説明会も開催しています。
初期費用はかかりますが、基本はサブスクリプション型なので、買い切り型に比べてコストを分散できるのがメリットです。

• タイプ：Webブラウザ型
• 料金：初期費用11,880円、月額2,178円（4ライセンス以下）
• 最大文字数：3万文字
• 修正箇所：青い下線
• 対応OS：Windows 10以上・macOS High Sierra以上

AI editor

AI editorは、AIを活用することで画像チェックも行える高機能ツールです。
校正で必要となるオリジナルルールは、登録だけでなく、複数のルールのグループ化もできます。
またOfficeアプリとの連携に加え、APIにも対応しているので、既存の入稿システムにも柔軟に接続できるのが特徴です。

• タイプ：Webブラウザ型（共用クラウド・アドバンスドプランは専用クラウド）
• 料金：初期費用 50,000円、月額3,000円（ライトプラン）、150,000円（ベーシックプラン）
• 最大文字数：-
• 修正箇所：オレンジマーカー
• 対応OS：Windows、Mac、Linux

Press Term

Press Termは操作がシンプルなので、初心者でも使いこなしやすい有料ツールです。
標準で共同通信社発行の「記者ハンドブック校正辞書」に対応し、基本辞書やユーザ辞書とセットで活用できます。
無料のお試し版で、使い勝手を確認できるのも特徴です。

• タイプ：インストール型、サーバ設置型
• 料金：33,000円
• 最大文字数：-
• 修正箇所：赤（使用禁止）・黄（要注意）・青（同音異語）・緑（未知の単語）
• 対応OS：Windows11/10

文章校正に関するよくある質問

最後に、文章校正に関わる質問を集めてみました。

校正業務に役立つ資格はありますか？

校正するのに必要な資格はありませんが、下記のような資格に挑戦すると自分の実力が客観的に評価できるでしょう。

校正技能検定

校正技能検定は、校正者の基礎技能と基礎知識のレベルを問う試験です。

• 主催：日本エディタースクール
• 開催：年に2回、東京会場と大阪会場
• 費用：中級：8,800円、上級：9,900円

校正士認定試験

校正士認定試験は、文部科学省認定の通信講座で、標準学習期間が6ヶ月の「校正実務講座」の修了後に受験できます。

• 主催：実務教育研究所
• 開催：随時、自宅で受験
• 費用：入学金：5,000円、受講料：40,400円

校正者向きの性格はありますか？

校正は文章中の間違いや改善点を見つける作業なので、集中力と忍耐力が必要です。
黙々と1人で作業ができる、職人気質な人が向いているでしょう。
ただしそれ以前に、正しい日本語の使い方を熟知していなくてはなりません。

Yahoo!の「校正支援 Web API」とは何ですか？

Yahoo! JAPANは「Yahoo!デベロッパーネットワーク」というWebサイトで、Web APIやOSS等をクリエイターに提供しています。
「Yahoo! 校正支援 Web API」はその中の1つで、入力ミスや言葉の誤用など、校正作業を支援するためのAPIです。
無料校正ツールの中には、この機能を使ってサービスを提供しているものもあります。

校正を外部に委託できますか？

校正を専門にしている業者は多数あるので、外部に任せることは可能です。
発注する時は、どの部分を重点的に校正してほしいかを伝えると、校正の精度が上がるでしょう。
それにより、時間や費用も節約できます。